通告した後の職員とのやりとり
質疑側の議員と、答弁側の行政との間で、一般質問するまでに係る、発言通告書、ヒアリング、原稿、答弁書がありますが、本当はお互いが負担に感じているところはないのかと感じることがあります。
【発言通告書】
まず発言通告書とは、提出期日が決まっていて議員が提出するものです。
一般質問の項目は、ホームページなどに明記されるタイトルのことです。その下に、箇条書きで一般質問で取り上げたい内容を書きます。これを議会事務局に提出して、行政側に送るのです。
【ヒアリング】
発言通告が提出されると、次にヒアリングというのを行いますが、通告書の内容に関係する担当課の方と面談するのです。その時は、課長以下の職員が対応します。
【原稿】
ヒアリングでの話を元に、議員は一般質問で登壇するための原稿をまとめあげます。
（ヒアリングの前に既に原稿も出来上がっていて先に提出し、ヒアリング後に修正されない方もいます。）
【答弁書】
答弁書とは、本会議で一回目に登壇した議員の質疑に対し、市長や教育長等が読み上げる原稿のことです。
その後、職員は「トップヒアリング」を行います。本会議場で出席し答弁する部長級と市長と副市長との面談のことです。
それまでにヒアリングを行った職員が答弁書を作成しなければいけないそうです。
ということで、トップヒアリングまでに、議員に原稿の提出を要求されます。これは強制ではないと思いますが、原稿があった方がより明確に答弁できるという理由だそうです。
一般質問までの私の経過は以下の通りでした。
8月30日
→１６時に発言通告書を提出
8月31日
→16時〜19時まで職員とヒアリングし、帰宅後、明日出席委員会の議案内容を調査
9月1日
→民生文教常任委員会に出席し、帰宅は18時、夜中から朝方にかけて原稿を仕上げる
9月2日
→始業時間開始の9時までにメールで届けることを迫られていた
一般質問までの行程を改善したい
答弁書を作成するタイミングについてですが、一般質問とは、市長や教育長に向けて質疑するものなのに、市長の考えを聞くトップヒアリングの前に、本会議に出席しない課長以下の職員が「先に答弁書を作成しておかないといけないんです。」という時系列がおかしいのではないかと思っています。市長や、部長級は、課長以下が先に作成した答弁書に少し訂正を加えて、読み上げるだけなのでしょうか。
そのために、議員はタイトなスケジュールの中で提出を迫られることになるのです。このスケジュール間では、原稿と答弁書を急いで作成することになっているのではないでしょうか。議員だけでなく職員側もです。行政側は「木曜日の委員会後に部長級とのトップヒアリングがあるため、それまでに答弁書を作らなければいけない。」と言います。
とは言え、それって行政側の都合ではと思ってしまいます。私にとっても原稿は、市民の方に発信する大事なものです。
ヒアリングをした後の見解で、ある程度原稿を作成したい思いや、一般質問日まで、まだ10日もあるし、余裕をもって、どう言う文章構成がより伝わるかとか第２質問のことなど、一般質問の内容を考え抜いて作成したいという思いで予定を立てています。ですが、そのタイトなスケジュールに合わせて、私の方が原稿をつくればよいと言うだけのことなのでしょうか。
火曜日の夜までにヒアリングがあり、水曜日まるまる一日委員会に出席していたので、それで「水曜日にはもらえますか？」と言われてしまうと、火曜の夜に徹夜して急いで作成するしかありません。
更に、原稿を一度提出した後に、文章を一語一句変えると、職員はアタフタとされ、当日白い目で見られます。後に職員から議会事務局宛に苦情が入ることもありました。会話の中で、意思疎通ができているなら、文章が一言一句同じでなくても、質問項目の内容は変わっていないのだから、返答はできるはずですし、ヒアリングしていませんとはならないはずです。
結局のところ、答弁書を作ることばかりを気にかけて、こちらの伝えたい思いなど、話は耳に入っていなくて、何にも伝わっていないという現れだとも感じてしまいます。課長以下としても、本会議に出席する部長級から、しっかりとした台本づくりを強いられている立場なのかもしれませんが、まるで、伝言ゲームを原稿で補おうとしているかのように感じます。
だとしても、原稿の提出は義務付けではないのに、期日を迫られることは、議員の私には負担でしかありませんし、本来のアドリブのきく建設的な一般質問のやり取りができているとも、残念ですがあまり思えることができません。他市では、通告書の締め切りはヒアリングの後、答弁書作成は一番最後と言うところもあるようです。
型式ばったこの形で、ずっとやってきた芦屋市議会に、私のようにおかしいと感じる方はいなかったのでしょうか。私はいまだに矛盾点を感じるばかりです。急いだ気持ちで原稿をまとめないといけないなんて、正直、私は毎回この一連の流れを良く感じていませんし、こんなスケジュール間で良いのかと不満だらけです。
こんな形式ばった、原稿と答弁書という台本づくりのようなもので、意思疎通することができているのかとも疑問に感じています。ヒアリングは、答弁書をつくるだけのためだけにあるのかとも思ってしまいます。もし、議員の原稿が最終的に必要ならば、全体で正式に提出期日を決めて義務付けてもいいと思います。
